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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AAH! FACTOR S.A.S.

Última actualización: 31 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

2. Marco normativo y alcance

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 2300 de 2023 en lo relativo a comunicaciones comerciales y de cobranza, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todos los datos personales que aah! Factor trate a través de su sitio web, de sus formularios de inscripción y de la prestación de sus servicios de cursos, talleres, coaching y formación, sea como Responsable o por medio de Encargados.

3. Definiciones

  • Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
  • Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
  • Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos o de salud.
  • Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
  • Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios

El tratamiento se realiza conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que recolectamos

  • Formulario de contacto del sitio web: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa o cargo y el contenido del mensaje, suministrados voluntariamente por el usuario.
  • Inscripción y participación en servicios: nombre, documento de identidad, datos de contacto, empresa, cargo, datos de facturación y la información necesaria para prestar el servicio.
  • Fotografías y videos: solo de quienes lo autoricen de forma expresa y separada, según el numeral 8.
  • Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador y páginas visitadas, recogidos mediante cookies (numeral 14).

6. Finalidades del tratamiento

6.1 Finalidades necesarias para atender al titular

  1. Responder las consultas y solicitudes de información enviadas por el formulario de contacto u otros canales.
  2. Enviar la información, propuestas o cotizaciones que el titular haya solicitado sobre cursos, talleres, procesos de coaching y servicios de formación.
  3. Gestionar la inscripción, programación, ejecución y seguimiento de los servicios contratados, y emitir certificados o constancias de participación.
  4. Celebrar y ejecutar contratos, facturar, recaudar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.
  5. Realizar encuestas de satisfacción relacionadas con el servicio prestado.
  6. Llevar un registro interno de las solicitudes y de su atención.
  7. Elaborar estadísticas del sitio web y mejorar su funcionamiento.
  8. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y garantizar la seguridad del sitio.

6.2 Finalidades opcionales (requieren autorización separada)

  1. Enviar información comercial y publicitaria sobre programas, eventos y servicios de aah! Factor, por los canales que el titular elija (numeral 9).
  2. Captar y publicar fotografías y videos de las actividades en el sitio web y redes sociales de aah! Factor (numeral 8).

Negarse a autorizar las finalidades opcionales no impide recibir respuesta a una solicitud ni participar en los servicios.

7. Autorización

aah! Factor solicita la autorización previa, expresa e informada del titular, por escrito, en formato físico o electrónico, o mediante la casilla de aceptación (sin premarcar) de sus formularios web. Las finalidades opcionales se autorizan en casillas independientes. La Empresa conserva prueba de cada autorización.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los datos de naturaleza pública.

8. Datos sensibles, imagen y menores de edad

aah! Factor no solicita datos sensibles a través de su sitio web ni recolecta datos biométricos como huellas digitales. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Las fotografías y videos de las actividades solo se captan y publican con autorización expresa, opcional y separada del titular, que puede revocar en cualquier momento. En ese caso, aah! Factor retirará la imagen de sus publicaciones dentro de los plazos del numeral 12.

En los procesos de coaching y formación, la información personal que el participante comparta voluntariamente se trata de forma confidencial y solo para la finalidad del servicio.

Los servicios y el sitio web están dirigidos a personas mayores de edad. aah! Factor no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes. Si los detecta, los eliminará.

9. Comunicaciones comerciales (Ley 2300 de 2023)

Para el envío de información comercial o publicitaria, aah! Factor:

  • Solo contactará a quienes lo hayan autorizado de forma expresa y separada, y únicamente por los canales que el titular haya elegido (correo electrónico, WhatsApp/SMS o llamada).
  • Solo enviará mensajes de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca domingos ni festivos, y como máximo una vez al día.
  • Consultará el Registro de Números Excluidos (RNE) de la Comisión de Regulación de Comunicaciones antes de enviar mensajes, y se abstendrá de contactar a quienes se hayan inscrito para el canal correspondiente.
  • Incluirá en cada mensaje un mecanismo ágil y gratuito para dejar de recibirlos. El titular también puede solicitarlo en cualquier momento a contacto@aahfactor.com.co.
  • Nunca condicionará la prestación de un servicio a la aceptación de mensajes comerciales.

Las respuestas a información solicitada por el propio titular no se consideran publicidad no solicitada. En la gestión de cobro de obligaciones a su favor, aah! Factor también respetará los canales, horarios y periodicidad de la Ley 2300 de 2023.

10. Derechos de los titulares

El titular tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
  3. Ser informado, previa solicitud, del uso dado a sus datos.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11. Área responsable de peticiones, consultas y reclamos

Las solicitudes pueden presentarse de forma verbal o escrita por cualquiera de estos canales.

12. Procedimiento para ejercer los derechos

Consultas. El titular, sus causahabientes o su representante pueden consultar los datos personales que reposan en las bases de datos de aah! Factor. La consulta se responderá en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Quien considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, su dirección o medio de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que lo subsane. Si pasan dos (2) meses sin que presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.

El reclamo se resolverá en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Requisito de procedibilidad. El titular solo podrá acudir a la SIC una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante aah! Factor.

13. Transmisión y transferencia de datos

aah! Factor no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. Podrá transmitirlos a Encargados que le presten servicios, como hosting y mantenimiento del sitio web, correo electrónico, plataformas de videoconferencia, herramientas de analítica y servicios contables, bajo compromisos de confidencialidad y seguridad. Si alguno de ellos está fuera de Colombia, la transmisión o transferencia se hará cumpliendo la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC.

Cualquier entrega de datos a aliados comerciales con fines propios de estos requerirá autorización previa, expresa y específica del titular, en la que se identifique al aliado y la finalidad.

14. Cookies

El sitio web puede usar cookies propias y de terceros para su funcionamiento y para medir el tráfico. El usuario puede configurar su navegador para bloquearlas o eliminarlas, aunque algunas funciones podrían verse afectadas.

15. Seguridad de la información

aah! Factor aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso o adulteración, y reportará a la SIC los incidentes de seguridad cuando corresponda.

16. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política rige a partir de su publicación en www.aahfactor.com.co. Las bases de datos estarán vigentes mientras aah! Factor desarrolle su objeto social y los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas:

  • Datos de contacto de solicitudes que no generen una relación comercial: hasta dos (2) años desde el último contacto, salvo que el titular solicite antes su supresión.
  • Datos de clientes y participantes: mientras dure la relación y, después, durante el término que exijan las normas contables, tributarias y comerciales.
  • Datos para comunicaciones comerciales: hasta que el titular revoque la autorización o se inscriba en el RNE.

Cumplidos esos plazos, los datos se suprimirán o anonimizarán.

17. Modificaciones

aah! Factor podrá modificar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán por el sitio web antes de su aplicación, indicando la fecha de actualización. Si el cambio afecta las finalidades autorizadas, se solicitará una nueva autorización.

Anexo 1. Casillas para el formulario de contacto del sitio web

Ambas casillas deben ir sin premarcar, junto al botón de envío, con el texto “Política de Tratamiento de Datos Personales” enlazado a esta política.

Casilla 1 (obligatoria para enviar el formulario):

☐ He leído la Política de Tratamiento de Datos Personales y autorizo a AAH! FACTOR S.A.S. a tratar mis datos para responder mi solicitud.

Casilla 2 (opcional):

☐ Quiero recibir información sobre programas, eventos y servicios de aah! Factor por: ☐ Correo electrónico ☐ WhatsApp/SMS ☐ Llamada. Puedo retirar esta autorización en cualquier momento.

Anexo 2. Autorización para formularios de inscripción (físicos o digitales)

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Declaro de manera libre, previa, expresa e informada que AUTORIZO a AAH! FACTOR S.A.S., NIT 901.167.769-0, como Responsable del Tratamiento, para recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar y suprimir mis datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y su Política de Tratamiento de Datos Personales, publicada en www.aahfactor.com.co, con las siguientes finalidades: (a) gestionar mi inscripción y participación en cursos, talleres, procesos de coaching y capacitaciones; (b) emitir certificados o constancias; (c) facturar, recaudar y cumplir obligaciones legales; (d) realizar encuestas de satisfacción; y (e) contactarme en relación con el servicio que solicité.

Autorizaciones opcionales. Marque solo las que acepte. No aceptarlas no afecta mi inscripción ni mi participación.

☐ Comunicaciones comerciales. Autorizo el envío de información sobre programas, eventos y servicios de aah! Factor por: ☐ Correo electrónico ☐ WhatsApp/SMS ☐ Llamada, en los horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023. Puedo cancelarlas en cualquier momento.

☐ Uso de imagen. Autorizo la captación de fotografías y videos en los que aparezca durante las actividades, y su publicación en el sitio web y las redes sociales de aah! Factor con fines institucionales y de divulgación, sin remuneración. Se me informó que mi imagen puede considerarse un dato sensible, que no estoy obligado(a) a autorizar su tratamiento y que puedo revocar esta autorización en cualquier momento.

Declaro que se me informó de manera clara que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos; solicitar prueba de esta autorización; ser informado(a) del uso dado a mis datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar la supresión de mis datos; y acceder gratuitamente a ellos. Puedo ejercer estos derechos de forma verbal o escrita ante AAH! FACTOR S.A.S. en contacto@aahfactor.com.co, al teléfono (+57) 318 708 4740 o en la Carrera 7A No. 126A-15, Bogotá D.C.

Declaro que la información que suministro es veraz, completa, exacta y actualizada.

Nombre: ________________________________ Documento: ____________________

Firma: _________________________________ Fecha: ________________________